発券機システムは、単に待機中の利用者の管理に使えるだけではありません。現場の状況を管理している機器をインターネットに接続すれば、混雑状況の発信や待機者の呼び出しが行えます。発券機システムの仕組みと導入のメリットなどを詳しくご紹介します。
目次
発券機システムでできること
発券機システムとは、店舗や病院、役所などで活用されている、受付と待機者の管理・呼び出しが行えるシステムです。現場の情報をリアルタイムで把握できるので、利用者もストレスなく順番待ちができます。
発券機システムの機能は、単なる待機者の管理だけではありません。発券機システムを導入によって可能になることをまとめると、下記のようになります。
・受付・発券
・Web上での順番受付
・待機者の呼び出し
・クーポンの発行
・データレポートの分析
・多言語対応
混雑回避に役立つ発券機システムの仕組み
発券機システムを利用すると、混雑が回避できると言われる理由はその仕組みにあります。混雑を緩和するためには、待機中の状況案内と呼び出しをスムーズに行うことが欠かせません。
さらに、混雑自体を発生させないためには、利用者が事前に混雑状況を確認できる情報を提供する必要があります。発券機システムの仕組みを詳しく解説します。
発券機で待機者を管理する
混雑を回避する第一段階は、発券機で行う待機者の管理です。利用者自身が発券処理をするため、受付担当の職員が待機者管理をする場合に比べてヒューマンエラーを防止できます。
待機する側にとっても、発券機システムが導入してあれば、その場で待つ必要がなくなります。発券する番号札にQRコードを印刷しておくことで、各自のスマートフォンから呼び出し中の番号や待機人数の確認ができるからです。
待機者の呼び出しを行う
次に管理している待機者リストの中から、順番が近づいている利用者の呼び出しを行います。呼び出しを通知する方法は、利用する発券機システムによっても異なります。
メールやLINE、スマートフォンへのプッシュ送信などの通知方法が挙げられるでしょう。順番が近くなったところで呼び出しを行うことで、途切れることのないスムーズなサービスが提供できます。
オンライン上で混雑状況を発信する
現場の状況をリアルタイムに共有できるのが、発券機システムの強みです。そもそも混雑しているなら利用日を改めたい、という利用者のニーズを実現します。
オンライン上で混雑状況を発信すれば、これから病院や施設を利用しようとしている利用者がタイミングを見計らう検討材料になります。職員としても、混雑の発生回数の減少により、必要とされていた混雑時の対応も省くことが可能です。
発券機システムを使うメリット4つ
発券機システムは、利用者と導入した病院や施設の両方にメリットのあるシステムです。まず、利用者側のメリットとしては利便性の向上や時間の有効活用が挙げられるでしょう。
また、運営側のメリットは業務効率の改善や人的なミスの防止、これからの戦略策定に利用できるデータの取得などがあります。
発券機システムを導入するメリット4つをそれぞれ詳しくご紹介します。
1.混雑を緩和させる
混雑によるトラブルを抱えている病院や施設では、発券機システムの導入により混雑の発生を抑えられる効果が期待できるでしょう。
混雑していても待つという選択をするのは、せっかく足を運んだのだからという意識が働くからです。リアルタイムの混雑・空き情報をWebサイトで共有すれば、事前に状況を見て利用を控える人が出てくるのがメリットです。
利用者としても前もって混雑しているかを知ることができれば、改めて待機者の少ない時に訪問しようと考えるかもしれません。混雑自体の解消に効果が期待できるのは、発券機システムの大きな強みです。
2.待合中の利用者からの問い合わせが減る
待機者からの頻繁な問い合わせが業務の妨げになり、混雑がより深刻になってしまうという悩みを抱えている場合もあるでしょう。さらには、長時間待たされたことによるクレームに対処する必要もあるかもしれません。
そこで、利用者が自分のスマートフォンから順番待ちの状況が確認できる仕組みを整えておけば、職員に問い合わせる必要がなくなります。発券機システムの導入で、両者のストレスを軽減できるでしょう。
3.待機者の呼び出しを正確に行える
待機者の呼び出しは、正確さを欠くとトラブルが起きやすいので注意が必要です。
例えば、飲食店の順番待ちはウェイティングシートに書かれた待機者リストの順に呼び出しを行います。スタッフが呼び出し順を間違えてクレームが入ったり、場所を離れていた待機者が後になって現れ混乱が生じたりするリスクが考えられます。
発券機システムを利用して、確実な呼び出しを行えば理不尽なクレームも減らせるでしょう。
4.顧客データを収集できる
発券機システムを情報収集のツールとしての魅力にひかれて導入を決める企業もある程、待機者管理から得た情報は各方面に利用できます。利用が集中するタイミングを把握し人員配置の調整をしたり、利用者の少ない曜日をお知らせして混雑の平均化を図ったりすることも可能でしょう。
発券機システムで得たデータは、店舗や支店間の情報共有やエリア別の情報照会、グラフ化してマーケティング強化にも利用できるのが特徴です。
各社発券機システムを比較する際の2つのコツ
ここからは数ある発券機システムの中からどのような点を確認すべきか、ポイントを解説します。導入前に確認しておきたいポイントは次の2点です。
・初期費用を含めた導入費用
・データ分析の項目やレポートの内容
発券機システムを導入するのに掛かる費用は、機器本体の価格以外にも初期費用が設定されている場合があり注意が必要です。また、発券機システムの大きなメリットでもあるデータレポートの内容やクオリティーについても確認しておきましょう。
初期費用を含めた導入費用を比べる
発券機システム導入にかかる主な費用をまとめました。
・初期費用
・発券機本体及び周辺機器購入費用
・設置費用
・月額固定費用
キャンペーンで無料トライアルを提供している場合も、よく確認すると後々月額固定費用が必要になる場合もあります。機器のタイプや導入費用をしっかりと比べることが、良い発券機システムを選ぶコツです。
ちなみに、ネコの目の場合は、利用している発券機が対応モデルであればそのまま活用できます。購入費用が高額になりがちな発券機本体の購入費用を抑えられるのは嬉しいですね。
データ分析の項目やレポートの見やすさを確認する
せっかく発券機システムを導入して、混雑状況の発信をしたとしても、その表示が利用者にとって見づらくては意味がありません。いかにユーザーが混雑情報を把握しやすいサービスかどうかが比較のポイントです。
ちなみにネコの目のサイトでは、待機人数や呼び出し中の番号、現在の対応状況が一目でチェックできます。カレンダー形式で混雑予測も確認できるため、視覚的にも理解しやすい仕様になっています。
併せて忘れてはいけないのが、対応している待機者の呼び出し方法の確認です。特に利便性が高いとされる、LINEやSMSを使った呼び出しができるかどうかを、予めチェックしておきましょう。
特にLINEは、日本で大多数のユーザーが日常的に利用しているコミュニケーションツールです。利用者にとって確認しやすく、使いやすいと感じる方法で呼び出しを行えるといいですね。
まとめ
発券機システムを活用すれば、利用者のストレスを削減しつつ、職員の負担を減らすことも可能です。ヒューマンエラーを防止して、より満足度の高いサービスを実現する発券機システムの導入を検討してみましょう。
ネコの目は使いやすいシンプルな仕組みの発券機システムです。待合トラブルを抱えている現場では、ネコの目のような便利でデータ分析能力にも長けたサービスをおすすめします。
ネコの目で混雑・待ち時間対策をしたい方は、ぜひご検討ください。
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