空き情報の活用方法などをご紹介します
2021.12.22

順番待ちシステム導入のメリットを徹底解説!実際の成功事例もご紹介

順番待ちシステムとは、病院や公共施設、駐車場などの空き情報を提供し、利用者の利便性を高められるサービスです。利用者のみならず、導入した店舗や施設にも、コロナ対策強化や業務効率アップといったメリットを提供します。順番待ちシステムの概要や機能、導入事例をご紹介します。

順番待ちシステムとは

待ち行列

順番待ちシステムとは、医療機関や公共施設、公官庁、レストランなど利用者の待機時間が発生するシーンで、施設や店舗の空き状況をリアルタイムで把握できるシステムです。遠隔での予約や待機者の呼び出しも可能であり、利用者のストレスを軽減し業務効率を上げる効果が期待できます。

導入する側と利用する側の両方にメリットがある、順番待ちシステムについての概要をご紹介します。

利用者のストレスを軽減させる

人気店の開店を待つ長い行列や、座るスペースもないほど人が溢れかえっている病院の待合室など、利用者にとっては列に並んで待つという行為に不快感を覚える場合もあるでしょう。順番待ちシステムは、利用者の順番待ちに関する不満を解消してほしいというニーズをキャッチした、利便性の高いサービスです。

順番待ちをしていて、ついイライラしてしまう原因は、あとどれ位待たなくてはならないのかといった現状把握ができない点でしょう。順番待ちシステムであれば、ユーザーがリアルタイムで状況を把握し、計画的な行動をするのを手助けできます。

導入先の業務効率と集客力をアップさせる

順番待ちシステムを導入すれば、ユーザーだけでなく導入した企業や施設の職員もメリットを感じられるはずです。順番待ちシステムが待機者の管理や対応などの雑務を代行してくれるため、スタッフは本来の業務に集中でき全体の業務効率も上がるでしょう。

さらに待ち時間が少ない、または待合時のトラブルがない店舗・施設だとの評判が広まれば、利用してみたいと考えてくれる人も増え、集客力の向上に繋がります。

順番待ちシステム搭載の便利な3機能

待合室

「密集を作らない」というニーズは、新型コロナウイルスの登場によってより一層高まっています。ユーザーが情報と上手く付き合いながら、混雑の発生を避けられる新しい生活様式を可能にするのが、順番待ちシステムです。

ネコの目®は、1,400以上の公官庁や医療機関、民間サービスなどに導入されている、窓口情報サービスです。混雑・空き情報を利用者に発信できるプラットフォームと、受付券売機や番号発券機を連携させることで、さまざまな便利な機能を利用できます。

順番待ちシステムのメイン機能は次の3つです。

・混雑状況の確認と予約
・待機者の呼び出し
・データ集計

それぞれの機能の概要をご紹介します。

1.混雑状況の確認と予約機能

順番待ちシステムを利用するユーザーの多くが、目的地を探している人あるいはこれから目的地に向かおうとしている人です。待ち時間はどれくらいか、予約状況はどうかという2点がユーザーの最も気になるポイントでしょう。

ネコの目®の混雑・空き情報プラットフォームでは、カレンダー形式で視覚的に混雑状況を確認できます。もしあまりにも待機人数が多いとなれば、急用でなければ次の機会にしようと考える人も出てくるため、混雑緩和にも有効です。

また、ネコの目®を受付券売機や番号発券機と連携させれば、待機者の管理も可能で混雑時の待合トラブルを避けられます。

2.待機者の呼び出し機能

番号発券機を利用して、待機者を管理している場合でも、混雑時には待たされている待機者からの問い合わせが絶えないこともあるでしょう。ネコの目®を利用すれば、QRコードを読み取るなどして、スマホからも待合状況が確認できます。

利用者が自分で状況を把握してくれれば、対応する職員やスタッフの手間を省く結果につながります。呼び出されている番号も確認できるため、番号の呼び間違いなど人為的なミスも防げるでしょう。

3.データ集計機能

待機者の管理や呼び出し番号の管理にとどまらず、ネコの目®を利用したIoT受付発券機を利用すると、下記のようにデータを集計し活用できます。

・時間、日、月、曜日別集計
・スタッフ別接客データ集計
店舗、エリア別集計

集計したデータは、遠隔で管理・メンテナンス・共有できるため、業務効率も格段にアップします。また、お客様へのリアルタイム情報配信や来店予約システムとの連携など、データを利用して他のサービスに活かすことも可能です。

順番待ちシステム導入の4つのメリット

並ぶマーク

順番待ちシステムを導入すると、下記の4つのメリットを享受できます。

1.利用者の利便性を高められる
2.職員の手間を削減できる
3.コロナ対策に活用できる
4.データ分析に活用できる

一般の人々が、さまざまな情報に直接的に関われるようになった現代では、上手く情報発信をすることで得られるメリットも大きくなっているのが特徴です。

1.利用者の利便性を高められる

従来の順番待ちといえば、受付で名前を伝えて呼び出しがあるまでひたすら待つしかありませんでした。しかし、オンラインで待機情報を管理できる順番待ちシステムを導入すれば、利用者は自分のスマホを使ってリアルタイムで待ち状況を確認できます。

職員やスタッフに状況を確認しなくて済む分、施設利用者の利便性は飛躍的に向上します。待ち状況がクリアに示されていることで、不満を持つ利用者が減り、クレームの発生を抑える効果が期待できるでしょう。

2.職員の手間を削減できる

受付対応や状況確認の問い合わせに対応する業務がなくなるため、職員やスタッフの手間を削減できます。就業体制の見直しや業務内容の拡大も検討できるかもしれません。

順番待ちシステムが上手く機能すれば、利用者は遠隔で状況確認をしながら待てばよいため、そもそも列に並ぶ必要はありません。

長い列に並んだ人々にスタッフが整理券を配る光景も、今後順番待ちシステムが一般化されればみられなくなるでしょう。

 

3.コロナ対策に活用できる

新型コロナウイルスの感染拡大によって、医療機関や公官庁なども感染防止対策を免れません。人が密閉・密集・密接して感染の危険性が高まっている状態を避ける用途としても、順番待ちシステムが有効に働きます。

自分で発券して、待機者情報を確認しながら呼び出しを待てるため、ずらっと伸びていた待機者の列が消え去ります。徹底した感染予防をアピールする手立てとしても効果的です。

4.データ分析に活用できる

データ化された順番待ちをしている人の人数や時間帯、エリアなどの情報を活用すれば、混雑回避の施策を立てることも可能です。また、職員やスタッフの勤務体制の調整にも、集めたデータを応用できるでしょう。

これまでは管理できていなかった部分のデータを得られることは、今後の戦略や計画を立てるうえでも重要な材料となるはずです。

順番待ちシステムの導入事例

待ち状況の説明がクレーム減少させる

順番待ちシステムネコの目®を実際に導入した事例をご紹介しながら、どのような効果が得られたのかを見ていきましょう。どちらの事例でも利用者の利便性が確保されたうえで、運営側が大きなメリットを得られたのが特徴です。

ネコの目®の導入で、運営全体が良い方向に向いた医療機関と、密を回避して利用者の安全性を確保した公官庁の事例をご紹介します。

好影響が出た耳鼻咽喉科の事例

 医療機関の導入事例として、待合問題にお悩みを抱えていた耳鼻咽喉科様の例をご紹介します。混雑状況の確認に時間を取られ、待合室の患者さんからもクレームが入ってしまうことがあり、解決策をお探しでした。

混雑状況が確認できるネコの目®を導入した後は、個別の待合に関する問い合わせが減り、本来の業務に集中できる環境が確保できました。また、院内に設置した番号表示モニターによって、患者さんの待機時間へのストレスを減らせたのも大きな収穫です。

新システム導入による混乱を心配されていましたが、シンプルで使いやすいシステムだとの好評をいただいております。

密を回避した区役所の事例

横浜市のとある区役所では、もともと登録担当窓口の発券機と連動させ、混雑情報をネコの目®で配信していました。マイナンバー窓口の混雑情報も配信したいとお考えでしたが、2つの窓口ではメーカーの違う発券機を利用していたのです。

そのため導入に踏み切れずにいらっしゃいましたが、実は2台目の発券機もネコの目®対応機種であったことや、 配線工事なしで1階のモニターに2階の各窓口情報を表示できることが決め手となりました。

混雑の際にはスペースの限られた2階ではなく、1階で待機するようアナウンスを行い、みごと3密回避を達成されました。

まとめ

順番待ち

順番待ちシステムとは、利用者の利便性を高めながら、導入された店舗や施設にも業務効率改善などのメリットを提供できるサービスです。順番待ちシステムの主な機能は、混雑・空席状況の表示、待機者の管理や呼び出し、関連データの集計です。
新型コロナウイルスの登場で見直されている、人が密集することでのデメリットを回避できる画期的なシステムだといえるでしょう。今後スタンダードになるであろう、窓口情報サービスに今から注目しておいて損はないはずです。

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