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2021.12.20

受付番号発券機システムがIoT化?その仕組みや導入メリットを紹介

番号札の発券

発券機として知られている「受付番号発券機システム」のなかでも、Webサービスと連動するタイプを導入する店舗や施設が増えています。Webサービスと連動するタイプであれば窓口業務の利便性を大きく改善できます。

従来の「窓口業務」のイメージを脱却し、お客様に快適な時間・空間を提供することもできるでしょう。この記事では、Webサービスと連動しIoT化された受付番号発券機システムの仕組みや導入メリットについて詳しく解説します。

IoT 化した受付番号発券機システムとは?

番号札の確認

受付番号発券機システムとは、窓口での受付業務を自動化するためのシステムです。

官公庁、市町村役場、小売店、飲食店、クリニックなど、番号札の発券を行う店舗や施設で幅広く導入されています。しかし、受付番号発券機システムは、番号札を発券するだけのシステムではありません。Webサービスと連動することによって受付番号発券機システムのIoT化が可能です。これによりお客様がWeb上で予約受付を行ったり、窓口の混雑状況を確認できます。従来の「窓口業務」のイメージと異なり、お客様が簡単・スピーディに予約受付を行えます

IoT化された受付番号発券機システムはなぜ必要?4つの導入メリット


待合室

なぜ、従来の受付番号発券機システムではなく、Webサービスと連動することでIoT化された受付番号発券機システムを導入する企業が増えているのでしょうか。

IoT化された受付番号発券機システムを導入することで、お客様は 窓口の混雑状況がスマートフォンで確認できるようになります。他にも、「Web上での混雑予測」「混雑MAPの確認」「LINE・SNS・メールでの通知」など、窓口業務の垣根を超えたお客様サービスを提供できるようになります。

ここからはIoT化された受付番号発券機システムを導入すべき理由を4つ紹介します。

1. 混雑予測ができる

IoT化された受付番号発券機システムなら、過去の混雑情報を元に「混雑カレンダー」を作成し、Webで混雑予測を提供できます。お客様が混雑カレンダーを通じ、おおよその混雑状況の目安を知ることができるため、「窓口に行ってみたら、混雑していて手続きに時間がかかった」といったケースを減らせます。通常の受付番号発券機システムよりもさらに、お客様に気持ちよく予約受付をしていただくことが可能です。

なお、混雑カレンダーはシステムで自動的に作成・更新できるため、業務負担が増えることはありません。

2. 混雑MAPを表示できる

混雑カレンダーのほかにも、受付番号発券機システムをIoT化することでリアルタイムの混雑状況を可視化し、Webで「混雑MAP」を提供できます。

混雑MAPは各施設の混雑状況を、複数施設まとめてMAPで表示させることができるシステムです。お客様がスマホなどでWebをチェックし、リアルタイムに混雑状況を知ることで、あらかじめ空いている施設を選んで訪問することが可能になります。

混雑カレンダーと同様、混雑MAPの作成・更新に手間はかかりません。IoT化された受付番号発券機システムはインターネットとつながっているため、自動で混雑状況を取得し、Web上で更新することが可能です。

3. 通知機能でお客様にお知らせ

スマートフォンへの通知

受付番号発券機システムをIoT化することで、お客様の呼び出し時間が近づいたら、LINE・SNS・メールなどで通知する機能を加えられます。「待ち人数」「呼出番号」などの情報をお客様にお知らせすることも可能です。窓口対応までのおおよその待ち時間がわかるので、お客様は待ち時間の間に、他の用事を済ませるなど時間を有効活用できます。

4. WEB上でデータ集計ができる

お客様サービスを日々向上させるためには、窓口業務のデータを集計し、改善点を見つける必要があります。

IoT化された受付番号発券機システムは、Web上でデータ集計できることが大きな魅力です。これにより、USBでデータを移動させたり、番号札に印字する手間が削減できます。

またお客様の待ち状況や待ち時間、予約受付の種類、窓口での対応時間など、様々なデータを集計し、レポートを作成する機能も備わっています。これまでレポート作成にかかっていた工数を削減し、バックオフィス部門の業務効率化にもつながります。

作成したレポートはスマホやタブレットで確認できるため、テレワークやリモートワークを導入している企業でも安心です。

IoT化された受付番号発券機システムの選び方

端末の操作

IoT化された受付番号発券機システムを選ぶポイントは2つあります。すでに発券機を導入している場合は、既存の機器がそのまま使えるかどうかを確認しましょう。

また、サポート体制が充実したメーカーを選べば、万が一の事態が起きても安心です。

1. 既存の発券機が使えるか

すでに発券機を導入している場合でも、システムを組み込み、IoT化することでそのまま利用できます。

ただし、アドオンの組み込みに対応しているかどうかは発券機のメーカーによって異なります。まずはメーカーの公式サイトなどを確認し、設置している発券機の対応可否を確認しましょう。

2. サポート体制が充実しているか

IoT化された受付番号発券機システムは、LTE通信環境を用意し、発券機をインターネットと接続して利用します。システムの導入経験がない方や、IoT化された受付番号発券機システムの導入に不安がある方は、メーカーのサポートを利用しましょう。

サポート体制が充実しているメーカーなら、万が一障害やトラブルが発生しても安心です。受付番号発券機システムを選ぶときは、メーカーのサポート体制にも着目しましょう。

受付番号発券機システムのIoT化で窓口業務の垣根を超えたサービスを提供可能

受付番号発券機システムのIoT化によって、Webサービスと連動し、「Web上での混雑予測」「混雑MAPの確認」「LINE・SNS・メールでの通知」といった機能をお客様に提供できます。

たとえば、「ネコの目(R)」を受付番号発券機システムに導入することで、以下のような機能を受付番号発券機システムに加えられます。

  • ・待ち人数や呼出番号などの情報をWebでリアルタイムに配信
  • ・呼出の順番が近づいたお客様に対してSNS、メール、LINEで自動通知
  • ・データをWebで自動集計・グラフの自動生成
  • ・混雑カレンダーをデータに基づき自動生成・更新
  • ・待ち時間に過ごせる周辺情報や最新情報をWeb上で公開

「ネコの目(R)」が利用できる発券機は「待ち楽flex」や「PCM500」「PCM1000」などに加えて、既存の受付番号発券機システムとの連携も可能です。

従来の「窓口業務」のイメージを脱却し、お客様に快適な時間と空間を提供したい企業は、ぜひ受付番号発券機システムのIoT化を検討しましょう。

© 2022 発券機で順番整理。ネコの目。