マイナンバーの発行に際して混雑が発生してしまうのには、いくつかの要因が考えられます。新型コロナウイルスの感染拡大で密を避ける行動が求められている中で、行列を回避する施策は必須です。今回は、マイナンバー窓口の混雑を回避するヒントをご紹介します。
目次
注目の高まるマイナンバーと抱える課題
二次元コード付申請書の再送付やポイント還元キャンペーンの実施などにより、マイナンバーの交付数が急増しています。今後も多くのサービスにマイナンバーの利用が検討されています。
しかし、マイナンバーの活用や普及には、まだまだ問題点が多いのも事実です。注目の高まっているマイナンバーの活用と課題について解説します。
今後活用が期待されているサービス
マイナンバーを通して個人データを管理し、さまざまなサービスに活用する動きは、今後も広まっていくでしょう。実際に、次のようなサービスに、マイナンバーの活用が検討、予定されています。
・e－Taxデータとの連携（社会保険、源泉徴収票、ふるさと納税など）
・戸籍関連情報との連携
・運転免許証との一体化
・海外継続利用の開始
政府もマイナンバーカードの交付とマイナポータルの登録を推進しており、2021年9月には「デジタル庁」が設置されました。
マイナンバーの活用には問題も多い
いくら政府がマイナンバーの活用を支援しているとはいっても、現状マイナンバーの利用には問題点も多いです。新型コロナウイルス感染症の対策である給付金支給の際には、マイナンバーを使えばオンラインで簡単に申請を済ませられるはずでした。
しかし、実際にはスムーズに処理が完了せず、マイナンバーカードを取得しているのにも関わらず、役所に並ぶ羽目になった人も多く出てしまいました。利用者側でも、個人情報をオンラインで取り扱うマイナンバー制度に不安を持っている人や、電子機器の操作が苦手でオンライン化に付いていけない人もおり、思うように普及が進んでいないのが現状です。
マイナンバー窓口が混雑しやすい2つの理由
今後より必要性が高まるであろうマイナンバーカードを求めて、役所で利用申請を行う場面でも大きな問題点があります。それは、マイナンバー交付窓口が混雑しやすいという点です。
マイナンバー窓口に混雑が発生しやすい理由は次の2つです。
・事前に混雑情報が確認できない
・番号札を持って現地で待機する必要がある
せっかく申請しようと訪れた利用者の中には、長い待ち時間に申請を諦めてしまう人も出てしまうかもしれません。マイナンバー窓口が混雑する理由を解説します。
1.事前に混雑情報が確認できない
マイナンバー窓口が混雑する要因として、まず混雑状況を事前に確認できない点が挙げられます。利用者は窓口の空いている平日の間に申請をする必要がありますが、今どれだけの人が待機しているのかを事前に知る術がありません。
そのため、いくら窓口が混雑しているとしても、長い待ち時間に耐えて申請をする必要があるのです。特に、仕事の合間に訪れた利用者は、せっかく来たのだから、その日のうちに申請を済ませてしまいたいという思いがあるでしょう。
2.番号札を持って現地で待機する必要がある
マイナンバー窓口では、一般的にまず番号札を取って、自分の番号が呼ばれるまで待合室で待機する必要があります。順番が来たのにその場に居なければ、次の人が呼ばれてしまう可能性があるため、うかつにその場を離れることもできません。
こうした事情で、マイナンバー窓口や待合室付近に混雑が発生してしまいます。特に、感染症対策で人混みを避けることが推奨されている現在では、大きな問題になりかねません。
マイナンバー窓口の混雑を回避する仕組み
混雑の発生しやすいマイナンバー窓口ですが、実は混雑を解消するための仕組みがあるのです！実際に、次の2つの手順で密を回避している公官庁施設があります。
・発券機やカメラで混雑状況を把握
・利用者にリアルタイムで混雑状況を発信
混雑状況を把握し、リアルタイムの混雑状況を発信することで、利用者に利用するタイミングの選択肢を与えることができます。マイナンバー窓口の混雑を解決する仕組みをご紹介します。
発券機やカメラで混雑状況を把握
混雑回避の第1段階は、番号発券機やカメラを使って混雑状況を把握することです。混雑状況の把握は、ただ単に発券機やカメラを導入するのではなく、そのデータを活用することがポイントです。
現在の待機人数の把握はもちろん、呼び出し中の番号や待機者への連絡も可能になります。発券機やカメラをインターネットに接続することで、次の段階である情報発信につなげることができます。
利用者にリアルタイムで混雑状況を発信
収集した混雑状況のデータを、Webサイトを通して利用者に発信します。リアルタイムの状況が把握できるため、利用者も混雑していない時間を狙って窓口を訪れることが可能になります。
現在待機中の人数や呼び出し番号も遠隔で確認でき、その場で待つ必要がなくなります。時間を有効活用できるため、利用者のストレスを軽減させるのにも効果的です。
マイナンバー窓口の混雑解消にはネコの目
マイナンバー窓口の混雑を解消したいと考えている場合におすすめなのがネコの目です。ネコの目を利用するメリットは次の2つです。
・利用者にとって利用しやすい施設になる
・担当者の負担を減らせる
ネコの目は、すでに多くの公官庁で導入実績があります。それぞれのメリットを窓口の混雑を解消した事例をご紹介しながら解説します。
利用者にとって利用しやすい施設になる
役所の窓口で待たされるのは当たり前で、利用者は不便さを我慢して利用しているというケースも少なくないでしょう。ネコの目を導入すれば、利用者が事前に混雑状況を確認できるため、時間を有効に使えるようになります。
ネコの目.COMのサイトもユーザーが使いやすく、分かりやすいデザイン設計がされているため、ストレスなく利用できます。
混雑を解消することは、利用者の満足度を上げることにもつながるのです。
担当者の負担を減らせる
マイナンバー窓口の混雑を解消するネコの目のメリットは、利用者だけではなく窓口対応をする職員にもあります。利用者が自分で混雑状況や呼び出し番号の確認を行ってくれるため、利用者からの問い合わせを減らせる効果が期待できます。
また、呼び出し番号の間違いや、先の見えない待ち時間にしびれを切らした利用者からのクレームも減らせるでしょう。ネコの目であれば、利用者への混雑状況の発信やお知らせも簡単に更新可能で、担当者も負担なく活用できます。
待合スペースの混雑問題を解消した事例
マイナンバーカード窓口の混雑問題に頭を抱えていた、とある市役所の事例をご紹介します。導入のきっかけとなったのは、利用を検討していた番号発券機が、ネコの目のWebサービスと連携可能だったことです。
待機者への呼出状況配信と呼出通知サービスの活用で、待合室の混雑を解消するのが狙いでした。申請者の増加が見込まれているマイナンバー窓口の混雑をみごとに改善し、待合スペースの滞留人数を抑制することに成功しました。
マイナンバー窓口の混雑対策に取り組もう！
利用が推進されているマイナンバーカードの申請には、今後も混雑が伴うことが予想されます。マイナンバー窓口が混雑してしまいやすい理由は、事前の混雑情報把握が難しく、その場で待機をする必要があるからです。
そんな状況を打破するために、ネコの目のような順番待ちシステムを導入するのも1つの手です。利用者と職員の両方に優しい施設作りのために、検討を進めてみてはいかがでしょうか。現在お使いの発券機が対応機種であれば、初期費用を抑えての導入も可能です。
ネコの目で混雑・待ち時間対策をしたい方は、ぜひご検討ください。
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