官公庁やクリニックの混雑緩和を目的として、発券機を導入する事例が増えています。
窓口や待合スペースが混雑し、サービス利用までの待ち時間が長いと、お客様からの苦情やクレームに発展する可能性があります。
実際に医療機関では、外来患者の23.9％が「診療までの待ち時間」に不満を感じているというデータもあります。［注1］
発券機を導入し、順番待ちの整理や混雑状況の可視化を行うことで、お客様を待たせず快適にサービスを利用してもらうことが可能です。
この記事では、官公庁やクリニックで発券機を導入するメリットや、発券機を導入する際の流れ、費用相場や導入時の注意点についてわかりやすく解説します。
目次
発券機とは整理券を発行し順番待ちの整理を行うシステムのこと
発券機とは、番号札・整理券を発行し、お客様の順番待ちの整理や呼び出しを行うシステムです。
発券機は「受付発券機」や「番号発券機」と呼ばれることもあります。窓口や待合スペースでの混雑緩和につながることから、発券機は官公庁やクリニックなどで導入が進んでいます。
まずは官公庁・クリニック、それぞれの導入メリットを見てみましょう。
官公庁における発券機導入メリット
窓口の混雑緩和のため、発券機を導入する官公庁や地方自治体が増えています。発券機を導入するメリットは次の4点です。
- ・リアルタイムな混雑情報の表示により、来庁前に混み具合がわかる
- ・混雑MAPを表示し、周辺の出張所等の混雑状況を比較できる
- ・通知機能により、呼び出しの時間が近づいたら自動でお知らせ
- ・データ集計を行い、月間の混雑傾向を分析できる
発券機を導入すれば、リアルタイムな混雑予測や、周辺の出張所の混雑状況のMAP表示により、お客様が窓口に殺到するのを防げます。お客様が呼び出しに合わせて来庁するため、窓口の混雑緩和につながります。
また、通知機能により呼び出しの時間を自動でお知らせできるため、お客様の利便性も向上します。
クリニックにおける発券機導入メリット
病院やクリニックでは、時期により待合スペースが混雑することがあります。そこで待合スペースの混雑緩和のため、発券機を導入する病院やクリニックが増えてきました。
クリニック向けの発券機は設置が簡単で、はじめての方でも安心して使えるのが特徴です。
- ・設置が簡単なため、手軽にはじめられる
- ・実機での無料デモが使えるため、実際に操作感を確認できる
- ・操作説明会などの導入支援を利用できる
クリニック向けの発券機なら、30分～1時間程度で簡単に設置できます。はじめて導入する方でも、安心して手軽にはじめられます。
また、実機での無料デモや、操作説明会などの導入支援が充実したサービスも多いため、システムやコンピュータに不慣れな方でも使えるのが発券機のメリットです。
発券機を導入する際の流れ
はじめて発券機を導入する場合は、お申し込みからご利用開始までの流れを事前に確認しておきましょう。
発券機を導入する際の流れは次の通りです。
- 1. お問い合わせ
- 2. 実機での無料デモ体験
- 3. お申し込み
- 4. 機器設定やサイト登録
- 5. 機器の設置、操作説明
- 6. ご利用開始
まずはメールやWebフォームから、サービス事業者に気軽に問い合わせをしましょう。
発券機の使い方がわからない場合や、あらかじめ使用感を確認したい場合は、実機での無料デモを申し込むことができます。申し込み後は発券機の機器設定を行います。
Webサイトで混雑状況を確認できるタイプの発券機の場合は、外部サイトへの登録も必要です。施設内に機器を設置し、操作説明を受けたら、いよいよご利用開始です。
発券機の導入にかかる費用相場
発券機の導入にあたって、初期費用とランニングコストの2種類の費用が発生します。
サービスによって異なりますが、発券機の導入にかかる費用の相場は次の通りです。
| 費用種別 | 費用相場 |
|---|---|
| 初期費用 | 8万円～200万円 |
| ランニングコスト | 1,000円～1万円／月 |
発券機によっては、月額料金無料で利用できるサービスもあります。
ただし、有料のプランと比べて、機能が制限されている場合が多いため注意が必要です。予算オーバーにならないよう、発券機の導入にかかる費用をあらかじめ計算しておきましょう。
発券機を導入する際の注意点2つ
発券機の導入で失敗しないためには、目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。
発券機の導入時は、次の2つのポイントに注意しましょう。
1. 業種に合ったサービスを選ぼう
発券機といっても、官公庁・公共施設、病院・医療機関・飲食業・宿泊業・サービス業など、さまざまな業種向けのサービスがあります。
発券機によっては、特定の業種向けの機能しかない場合があります。あらかじめサービスページにアクセスし、導入予定のある施設に対応しているかを確認しましょう。
発券システム「ネコの目」なら、1台の発券機で、官公庁・医療機関・サービス業・駐輪場の4つの業種に対応可能です。
2. サポート体制の充実したサービスを選ぼう
発券機を選ぶときに大切なのが、「サポート体制が充実しているかどうか」です。
システムやコンピュータに不慣れなスタッフが多い場合は、導入前・導入時の操作説明や、実機での無料デモが利用できるか必ず確認しましょう。
とくに事前に発券機のデモンストレーションを行うことで、発券機導入後の運用イメージをつかみ、マニュアルやドキュメントの整備や、操作方法の研修・従業員教育にいち早く取り組むことができます。
また、サービス事業者によっては、発券機導入のお客様へのお知らせをサポートしてくれる場合があります。
チラシや周知ポスターの作成や、施設のホームページとの連携により、発券機の使い方やご利用のお願いを周知し、お客様の混乱を招かずサービス導入が可能です。
官公庁や医療機関での混雑緩和なら発券機の導入を！
窓口や待合スペースの混雑緩和のため、官公庁や医療機関で発券機を導入する事例が増えています。
発券機を導入し、混雑状況を可視化すれば、ピークタイムを避けるお客様が増えることにより、混雑の緩和につながります。また、お客様の待ち時間が減少することで、顧客満足度の向上にもつながります。
発券機を導入する際は、目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。
「官公庁や医療機関など、施設の用途に適した発券機か」「導入支援やサポート体制は充実しているか」の2つの観点から、発券機システムを選定しましょう。
ネコの目で混雑・待ち時間対策をしたい方は、ぜひご検討ください。
