内科クリニックの混雑をどう緩和する？スマホ受付と整理券システムの活用術

患者様が感じる「内科クリニックの混雑ストレス」とは

内科クリニックでは、診療を待つ患者様が抱えるストレスが日常的な課題となっています。特に季節性の疾患が流行する時期や、朝の診療開始直後などは混雑が顕著となり、待合室に人があふれる状況もしばしば見られます。「あとどれくらい待つのか分からない」という不安は、体調が優れない中で長時間待たされる患者様にとって大きな負担です。

また、高齢の患者様やお子様連れの場合は、座席の確保や静かに待機することが難しいこともあり、クリニック側としても案内や配慮に時間と手間を割かざるを得ません。こうした状況が続けば、スタッフの対応業務が煩雑になり、診療の質や業務効率にも悪影響を及ぼす可能性があります。

混雑によるストレスは、患者様だけでなく医療提供者側にも波及する、いわば双方向の問題です。特に最近では、感染症対策として「密」を避ける意識が社会全体に浸透していることもあり、「混んでいるクリニックを避けたい」というニーズはますます高まっています。

実際に、当社の提供するクラウド型受付システム『ネコの目』を導入いただいたKクリニック様でも、「あとどれくらい待つのか分からないという声が多かった」ことが導入検討のきっかけでした。

このような背景から、患者様が安心して受診できる環境を整えるためには、待ち時間の「可視化」や「事前把握」が求められる時代となっているのです。

従来の対策ではなぜ限界があるのか

内科クリニックでは、これまでにも混雑対策として予約制や受付時間の工夫、整理券の手渡しなど、さまざまな方法が取り入れられてきました。しかし、こうした「従来型」の対応では限界があることが明らかになっています。

例えば、電話予約制は事前にスケジュールを管理できる一方で、キャンセルや遅延によって実際の来院状況と大きなズレが生じることが多く、結果として待合室の混雑は解消されないままです。また、紙の整理券を受付で配布する方式では、患者様が一度は院内に足を運ばなければならず、混雑の根本的な解決にはつながりません。

さらに、「いま何人待っているか」「あとどれくらいで呼ばれるのか」といったリアルタイムの情報を患者様自身が把握できないため、受付や電話での問い合わせが集中し、スタッフの業務負担が増すという副作用もあります。こうした状況では、本来の診療業務に集中できず、スタッフの疲弊にもつながりかねません。

リプライスが提供する『ネコの目』のようなクラウド型受付システムでは、こうした従来方式の限界を超えるために、スマートフォンとの連携やWeb受付、LINE通知といった仕組みが統合されています。患者様が自分のタイミングで状況を確認できるという点が、旧来の整理券方式と大きく異なる点です。

従来のやり方に頼り続けるだけでは、混雑そのものをコントロールすることが難しいのが実情です。より柔軟かつ情報共有がしやすい仕組みが、これからの内科クリニックに求められているのです。

スマホ受付とクラウド型整理券システムがもたらす3つの効果

現代の内科クリニックにおける混雑緩和の切り札として注目されているのが、スマートフォン受付とクラウド型整理券システムの導入です。この仕組みを導入することで、患者様・クリニック双方に次のような大きな効果がもたらされます。

① 待ち時間の“見える化”で患者様の不安が軽減
従来は、受付後に自分の順番がどの程度先か分からず、不安な時間を過ごすことが一般的でした。しかし、クラウド型システムでは、受付後に発行される番号札のQRコードを読み取るだけで、スマートフォン上からリアルタイムで待ち状況を確認できます。これにより、「あとどれくらい？」という不安を解消し、患者様のストレスを大幅に緩和できます。

② 院内の混雑を緩和し、感染対策にも貢献
リアルタイム確認が可能になることで、待合室での滞在時間が短縮されます。特にコロナ禍以降は、他者との接触を避けたいという声も多く、「順番が近づくまで外で待つ」といった選択肢があることは大きな安心材料です。実際にKクリニック様では、スマホ受付の導入により患者様が比較的空いている時間を選んで来院されるようになり、混雑の分散が進んだという報告もあります。

③ 問い合わせ・呼出業務の負担が軽減
スマートフォンやLINEによる呼出通知機能を活用することで、「まだですか？」という電話や窓口での確認が大幅に減少します。これにより、スタッフは本来の診療・受付業務に集中できるようになり、全体として業務効率が向上します。

このように、クラウド型整理券システムは単なる番号札発行装置ではなく、混雑緩和・業務効率化・患者様の満足度向上を同時に実現する「医院DX（デジタルトランスフォーメーション）」の一歩と言えるでしょう。

混雑緩和に成功した実例：Kクリニックの取り組み

実際に「ネコの目」クラウド型整理券システムを導入し、混雑緩和に成功した内科クリニックの例として挙げられるのが、Kクリニック様です。混雑時の待ち時間が長くなることで、患者様からの苦情や問い合わせが相次ぎ、スタッフの対応業務も煩雑化していた同院では、「あとどれくらい待つのか分からない」という不安の声をきっかけに、クラウド受付システムの導入を検討しました。

導入の決め手となったのは、「ネコの目」が提供する番号制によるシンプルな順番管理と、高い信頼性です。公共施設や自治体での豊富な導入実績を持つシステムであり、個人情報を取り扱わずに順番を管理できる点が、プライバシーの面でも評価されました。

導入後の変化として、まず挙げられるのが、患者様の行動が変わったことです。スマートフォンから混雑状況を確認できるようになったことで、比較的空いている時間帯を選んで来院される患者様が増加し、待合室の混雑が分散するという効果が見られました。また、院内での待機時間が短縮されたことで、患者様のストレスが軽減されただけでなく、感染症対策としても有効に機能しました。さらに、発券番号札を用いた順番管理により、案内ミスや順番取り違えといったトラブルが減少。スタッフからも「クレームが減った」「業務の流れがスムーズになった」との声が上がっています。

このように、Kクリニック様の事例は、混雑緩和と患者満足度向上を同時に実現した好例であり、同様の課題を抱える内科クリニックにとって大きなヒントとなるでしょう。

導入ハードルは高くない？内科クリニックにこそ適した仕組み

新たなシステムを導入するとなると、「コストがかかりそう」「操作が難しいのでは？」といった不安を抱く医療機関も少なくありません。しかし、当社が提供するクラウド型整理券システムは、初めて導入される内科クリニックにも無理なく適用できるよう設計されています。

まず、導入における物理的なスペースの問題はほとんどありません。端末はタブレットやモニターなどコンパクトな機器で構成されており、限られた受付スペースにも無理なく設置できます。また、すでに使用している発券機を活用しながらインターネット接続機能を追加することも可能で、既存設備を有効活用しつつシステムを拡張できる点も大きなメリットです。

次に、操作面ですが、職員のITリテラシーが高くなくても直感的に扱えるインターフェースが採用されており、Web受付や呼出通知の設定もタップ操作で完結します。また、患者様側もスマートフォンで簡単にQRコードを読み取って混雑状況を確認できるため、“新しい仕組みへのハードル”を感じさせない点が特徴です。

さらに、初期設定や稼働後のサポートも充実しており、設定変更や用件管理はクラウド上の専用管理画面からスムーズに行えます。営業日や受付時間の変更も柔軟に対応可能で、特定曜日だけの診療、急な休診などにも即時反映が可能です。

内科クリニックのように、定期的な通院患者様が多く、なおかつ混雑が集中しやすい施設には、クラウド整理券システムが非常に適しているといえます。無理なく始められ、導入直後から混雑緩和や業務効率化といった効果が実感しやすい点が、多くの医療機関から支持されている理由です。

まとめ

内科クリニックにおける混雑は、患者様にとっても医療従事者にとっても避けられないストレス要因の一つです。従来の紙整理券や電話予約では十分に対応しきれない中、スマホ受付とクラウド型整理券システムの導入は、根本的な解決策として注目されています。

実際に「ネコの目」を導入したKクリニック様では、患者様の不安軽減・混雑の分散・クレーム減少といった成果が明確に表れました。これらの成果は、単に「便利になった」だけでなく、クリニック全体の運営効率と患者様満足度の向上にもつながっています。

さらに、操作性や導入のしやすさ、既存機器の活用など、医療機関側の負担を最小限に抑えた設計も大きな特徴です。「混雑は仕方ない」と諦める前に、できることがある。クラウド型整理券システムは、そんな発想の転換を促す一手になるはずです。

地域のかかりつけ医として、患者様に安心・快適な環境を提供したいと願うすべての内科クリニックにとって、この仕組みは有効な選択肢と言えるでしょう。