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窓口の「見えない混雑」が、住民のストレスになる
役所の窓口では、「どれくらい待つのか分からない」という状況が、来庁者にとって大きなストレスになります。とくに証明書の発行や保険・年金手続きなど、待ち時間が長くなりがちな用件では、「この後に予定がある」「時間を有効に使いたい」と考える住民にとって不安要素となります。窓口の職員にとっても、混雑時には同様の問い合わせが何度も繰り返され、本来の業務に集中できないという問題が生じます。さらに、「混んでいるのに番号が呼ばれない」という感覚は、実際の待ち人数以上に来庁者に不満を与えることがあります。
一方で、従来のように掲示板に待ち時間を掲示したり、「混雑予想カレンダー」で事前周知を図ったとしても、リアルタイムな混雑状況を反映することは難しく、予想と現実にズレが生じることも多くあります。
このような状況のなか、「見えない混雑」が可視化される仕組みのニーズは高まっており、自治体の窓口業務においてもデジタル化による混雑対策が急務となっています。
混雑状況のリアルタイム配信がもたらす安心感
来庁者の不安やストレスを和らげるためには、混雑状況の「見える化」が効果的です。たとえば、受付時に発券された番号札のQRコードから、自身の順番や待ち人数をスマートフォンで確認できる仕組みがあると、状況を把握しやすくなり、無駄な焦りやイライラを回避できます。当社のクラウド受付システムでは、リアルタイムでの混雑情報配信が可能です。来庁者は、受付時に発行される番号札のQRコードを読み取ることで、現在の待ち状況や自分の呼出順を簡単に確認でき、外出先でもチェックが可能です 。
実際にM区役所の戸籍課・保険年金課では、「ネコの目」システムの導入により、来庁者が混雑状況をWeb上で確認できるようになったことで、来庁時間の分散が実現しました。その結果、待合スペースの混雑が緩和され、区民の利便性向上にもつながっています。
このように、来庁前からリアルタイムに混雑情報を共有することで、「見えない不安」を取り除き、役所窓口の混雑対応に新しい選択肢を提供できます。
Web受付・LINE通知が来庁者の流れを分散させる
役所窓口の混雑緩和には、来庁者の流れを事前にコントロールする仕組みが欠かせません。クラウド受付システムでは、現地での発券だけでなく、事前のWeb受付機能を活用することで、利用者の来庁タイミングを分散させることができます。Web受付を行った来庁者は、窓口に設置された受付機で認証番号を入力することでチェックインが可能です。その後、LINEやメールでの呼出通知を登録することにより、施設内に滞在せずとも呼出タイミングを把握できるようになります。
このような機能により、来庁者は待合スペースに長時間滞在する必要がなくなり、自然と密の回避にもつながります。I市役所では、新型コロナウイルス対策の一環として「ネコの目」システムを導入し、LINE通知機能とあわせて来庁者の密集リスクを低減しました。過去の混雑状況データをもとに自動で作成される「混雑カレンダー」もあわせて活用し、来庁ピークの予測と誘導を行っています。
このように、事前のWeb受付と呼出通知を組み合わせた運用は、利用者の自由度と利便性を高めると同時に、行政側の業務効率化にもつながる有効な手段となっています。
クラウド型ならではの柔軟性と職員負担の軽減
役所の窓口業務は、日によって来庁者数が大きく変動するため、対応に柔軟性が求められます。こうした中で、クラウド型の受付システムは、その特性を活かして、業務負担を軽減する効果を発揮します。例えば、クラウド型であれば、施設内に設置された複数の窓口で発券番号を共有したり、窓口間での番号転送を即座に行ったりといった、リアルタイムな情報連携が可能です。これにより、混雑している窓口から比較的空いている窓口への振り分けを行うなど、柔軟な運用が可能になります。
また、呼出操作タブレットでは、待ち列状況の確認・音声呼出・無音呼出・不在移動・番号転送など、あらゆる業務をタッチ操作で行えるため、職員が煩雑な手続きを行う必要がありません。チェックイン状況やステータスも一目で確認できるため、業務の見える化にも寄与します。
さらに、クラウド型であるため、インターネット環境があれば即座に導入・運用が可能であり、将来的な機能追加や設定変更もオンラインで対応できます。このことは、システム管理者にとっても大きなメリットであり、従来型のスタンドアロン式発券機では難しかった柔軟な対応が実現されます。
このように、クラウド型システムの導入は、利用者と職員双方のストレスを軽減する仕組みとして、行政現場での活用が進んでいます。
「ネコの目」導入事例に見る自治体の変化
実際に「ネコの目」クラウド受付システムを導入した自治体では、来庁者満足度の向上と職員負担の軽減が明確に見られています。たとえば、M区役所 戸籍課・保険年金課では、従来の混雑予想カレンダーでは対応しきれなかった実際の混雑状況を、リアルタイムで住民に配信できるようになりました。その結果、来庁者の時間帯が分散され、待合室の密状態も緩和。区民からも「待ち時間が分かりやすくなった」と高評価を得ています。
また、I市役所では、感染症対策と混雑緩和を目的として本システムを導入。既存の発券機をそのまま活用しながら、クラウド型の機能を組み合わせることで、効率的なアップデートを実現しました。導入に際しては地方創生臨時交付金を活用し、市民サービスの質を保ちながらデジタル化を推進しています。
このように、「ネコの目」は、シンプルでありながら必要な機能が的確に揃ったクラウド受付システムとして、多くの自治体から選ばれています。導入後の効果も明確で、電話・窓口での混雑問い合わせが大幅に減少したという声も寄せられています。
行政サービスのDXが求められる今、「ネコの目」のようなソリューションは、住民・職員双方にとって非常に有効な選択肢となり得ます。
まとめ
役所窓口の混雑は、住民にとっても職員にとっても大きな負担となりがちです。「いつ呼ばれるか分からない不安」や、「何度も同じ問い合わせに対応する負担」は、サービスの質や業務効率に直結します。こうした課題に対し、「ネコの目」クラウド受付システムは、リアルタイムの混雑情報配信、Web受付、呼出通知、柔軟な番号管理など、デジタルの力で窓口業務を最適化します。特に自治体のような公共施設においては、限られた職員体制の中でも最大限のサービス提供が求められるため、本システムの導入は非常に有効です。
すでに複数の自治体で導入されており、その効果は実証済みです。窓口業務の効率化を検討されている自治体担当者様は、ぜひ一度、当社のクラウド受付システムをご検討ください。
【FAQ（よくある質問）】
Q1. ネコの目システムは既存の発券機にも対応できますか？
A1. はい、現在ご利用中の発券機に後付けでインターネット接続機能を追加し、クラウド連携することが可能です。
Q2. ネコの目を導入すると、どのような混雑緩和効果がありますか？
A2. 待ち時間の見える化や来庁時間の分散化が進み、待合室の混雑緩和や問い合わせ削減などの効果が期待できます。
Q3. 通知機能はLINEだけですか？
A3. LINE通知のほか、SMS通知にも対応しています。来庁者が使いやすい方法を選ぶことが可能です。
