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病院や役所で課題となる「混雑」と「待ち時間」
病院や役所といった公共性の高い施設では、混雑と待ち時間が大きな課題となっています。特に午前中や月曜日など来訪者が集中する時間帯には、受付や窓口が長蛇の列となり、患者様や区民の方々にとって大きな負担となります。
従来は「今日はどのくらい待ちますか？」といった問い合わせが電話や窓口に殺到し、職員がその都度対応せざるを得ませんでした。しかし、実際には混雑状況は時間帯や天候、さらにはイベントやキャンペーンなどによって変動しやすく、正確に回答することは容易ではありません。
その結果、窓口業務の停滞や、患者様・利用者様にとっての「待ち時間のストレス」が発生していました。待合室に人が集中することで、感染症リスクや座席不足といった問題も深刻化します。特に高齢者や体調の優れない患者様にとって、長時間の待ち時間は大きな負担です。
こうした背景から、混雑状況をリアルタイムで把握・配信する仕組みへのニーズが急速に高まっています。現場職員の業務効率化と利用者の利便性向上を両立する解決策として注目されているのです。
混雑状況をリアルタイム配信する仕組みとは
混雑状況をリアルタイムで配信する仕組みは、受付システムや発券機を中心に構築されます。来庁者や患者様が番号札を取得すると、その情報がクラウド上のシステムに反映され、現在の待ち人数や呼び出し状況が即座に更新されます。
例えば、弊社が提供する「ネコの目クラウド受付システム」では、発券プリンタや受付タッチパネル、呼出操作タブレットといった機器がインターネットで連携し、利用者は自分の番号があとどのくらいで呼ばれるかをスマートフォンから確認できます。
さらに、LINE通知サービスやメール通知機能を活用すれば、順番が近づいた時に自動でお知らせが届き、待合室で長時間座って待つ必要がなくなります。また、自治体や病院の窓口では、複数の窓口が同じ番号で対応できる仕組みを備えることも可能です。
このようにして、従来は現地でしか確認できなかった「待ち時間情報」を、Web上でリアルタイムに可視化することができるのです。利用者にとっては利便性が高まり、施設側にとっても窓口への問い合わせ件数を減らす大きな効果が期待できます。
リアルタイム配信の導入効果：患者様・利用者の利便性向上
混雑状況をリアルタイムに配信する最大のメリットは、患者様や利用者の利便性向上にあります。これまで病院や役所では、順番がいつ来るのか分からず不安を抱えたまま待合室で過ごさざるを得ませんでした。しかし、リアルタイム配信により、「あと何人で自分の順番が来るか」をスマートフォンや施設のモニターで視覚的に把握できるようになります。
例えば、Y皮膚科様では「ネコの目」システムを導入したことで、患者様が外出先からでも待ち状況を確認でき、買い物や休憩などに時間を有効活用できるようになりました。また、外出しても順番までにきちんと戻ってくる患者様が増えたため、呼び出しの手間も軽減されています。
さらに、高齢の患者様にとっては「混雑した待合室で座れない」という問題が改善されました。待合スペースの混雑が分散することで、体調が優れない方やご高齢の方も安心して過ごせる環境が整います。
役所でも同様に、混雑状況をWebで事前に確認できるため、比較的空いている時間帯を選んで来庁する方が増えています。これにより、利用者は待ち時間を短縮できるだけでなく、来庁自体のストレスを軽減できるようになったのです。
このように、リアルタイム配信は単なる「便利な機能」にとどまらず、生活の質を向上させる重要な仕組みとなりつつあります。
リアルタイム配信の導入効果：業務効率化と問い合わせ削減
混雑状況をリアルタイムに配信することは、患者様や利用者の利便性だけでなく、施設側の業務効率化にも大きく寄与します。従来、窓口では「今どのくらい待ちますか？」「あと何人で呼ばれますか？」といった問い合わせ対応に追われることが多く、その分本来の業務に集中できない状況が生じていました。
N耳鼻咽喉科様では、導入前に電話や窓口での待ち時間に関する問い合わせが多数寄せられ、職員の負担となっていました。しかし「ネコの目」導入後は、患者様がスマートフォンやモニターで状況を確認できるようになったため、問い合わせがほとんどなくなったという効果が得られています。
また、M区役所様では窓口の混雑状況をWebでリアルタイムに配信することで、来庁者が混雑を避けて来庁するようになり、結果として待合スペースの密集を回避。職員は来庁者一人ひとりへの応対に集中できる環境が整いました。
さらに、システムで収集されたデータを分析することで、混雑する時間帯の傾向を把握し、配置人員の調整や業務フロー改善につなげることも可能です。これにより、単なる混雑緩和にとどまらず、長期的な業務改善へと発展させることができます。
このように、リアルタイム配信は「問い合わせ削減」「窓口の効率化」「データ活用による業務改善」という三つの側面から、施設運営に大きなメリットをもたらしています。
「ネコの目」導入事例に見る実際の成果
弊社が提供する「ネコの目」システムは、医療機関から自治体、公共施設まで幅広く導入されており、混雑状況のリアルタイム配信がどのような成果をもたらすのか、導入事例からも明らかになっています。
例えば、M区役所戸籍課・保険年金課様では、従来の混雑予想カレンダーと実際の状況にズレが生じていた課題を解決するため、リアルタイム配信を導入しました。その結果、区民が空いている時間帯を選んで来庁するようになり、待ち時間短縮と混雑回避に繋がりました。
また、八王子市の公園施設管理会社様では、駐車場の混雑状況を「ネコの目ナンバー認識カメラ連携システム」で見える化。利用者からの電話問い合わせが減少し、職員の負担が軽減されただけでなく、目的外駐車の抑止にも効果がありました。
医療機関においても効果は顕著です。Y皮膚科様では、患者様が外出先から待ち状況を確認できるようになったことで、待合室の混雑が緩和され、高齢の患者様が座れないといった問題が改善されました。さらに、N耳鼻咽喉科様でも待ち時間に関する問い合わせが激減し、患者様が安心して外出できる環境が整備されています。
このように、「ネコの目」の導入によって得られる成果は単なる利便性の向上にとどまらず、業務効率化、感染症対策、地域社会への貢献といった幅広い効果を生み出しています。
混雑状況リアルタイム配信の今後の可能性
混雑状況のリアルタイム配信は、今後さらに発展していく分野です。従来は「現在の待ち時間」を可視化することが中心でしたが、今後はAIによる混雑予測や、周辺サービスとの連携によって、より高度な活用が可能になると考えられます。
例えば、過去の来庁データや天候、イベント情報を組み合わせることで、混雑が予想される時間帯を事前に提示し、利用者が計画的に来訪できるようにすることが可能です。すでに一部自治体では、窓口混雑状況のデータを基にカレンダー形式で混雑傾向を公開し、区民に来庁時間を分散してもらう取り組みが行われています。
また、病院では電子カルテや予約システムと連携することで、患者様の来院時間を最適化し、混雑を抑える仕組みを構築できます。さらに、駐車場や会議室など他の施設管理システムとも連動させることで、「施設全体の混雑可視化」が実現可能です。
弊社の「ネコの目」システムも、今後はより多様なデータソースと接続し、混雑・空き情報のプラットフォームとして進化していきます。これにより、利用者は施設を効率的に利用でき、管理者はデータをもとに運営を最適化できるようになります。
リアルタイム配信は単なる便利機能にとどまらず、社会全体の効率性と快適性を高めるインフラとして発展していくと期待されます。
まとめ
本コラムでは、「病院や役所の待ち時間を減らす！混雑状況リアルタイム配信の効果」をテーマに、課題と仕組み、導入効果、実際の事例、そして今後の可能性について解説しました。
リアルタイム配信は、患者様・利用者の満足度向上と施設運営の効率化を同時に実現する強力なツールです。弊社の「ネコの目」システムは、医療機関から自治体まで幅広く導入され、確かな成果を上げています。
今後も私たちは、混雑状況の見える化とデータ活用を通じて、より快適で持続可能な社会の実現に貢献してまいります。
