内科クリニックの混雑解消に！番号発券機導入のメリットと活用法

内科クリニックが直面する混雑課題とは

内科クリニックでは、朝夕のピーク時間帯になると受付窓口や待合室に多くの患者様が集中し、呼び出しまでの待ち時間が長くなる傾向があります。待合室が満席になることで、廊下や受付前に順番待ちの列が発生し、患者様のストレスや不安が増加。スタッフも電話対応や番号管理に追われ、診療準備の手間が増えるなど、業務全体の効率低下を招いてしまいます。

混雑の「見える化」が不可欠

こうした状況を放置すると、患者様からの問い合わせやクレームが増え、クリニックの信頼にも影響します。受付スタッフが手動で番号を管理し続ける間は、混雑のリアルタイム把握が難しく、改善策も得られません。まずは待ち状況を可視化し、患者様とスタッフ双方の負担を軽減する仕組みづくりが必要です。

番号発券機導入による主なメリット

番号発券機を導入すると、受付から呼び出しまでの順番管理が自動化され、ヒューマンエラーの防止とともに患者様への案内がスムーズになります。手動での番号読み上げや紙管理に比べ、機器が発行した番号で一元管理することで、取りこぼしや重複発券を防ぎ、受付業務の負荷を大幅に軽減できます。

メリット：待ち時間の「見える化」

クリニック内のモニターや患者様のスマホに現在の呼び出し番号を表示できるため、院内外で状況を確認していただけます。患者様は待合室だけでなく、付近で休憩しておくことができ、混雑緩和に寄与します。

メリット：業務効率化

また、番号発券機は電子カルテや他システムへの情報連携が可能。受付が自動化されることで、電話問い合わせ対応や資料準備など、本来の診療補助業務に集中できるようになります。

ネコの目システムとの連携で「見える化」を実現

弊社の「ネコの目」と番号発券機を連携させると、発券情報だけでなくコインパーキングや電子カルテなど他システムのデータも合わせてクラウドに集約し、Web上でリアルタイムに配信できます。これにより、クリニック全体の混雑状況を一画面で把握でき、院内外を問わずスタッフと患者様への情報共有がスムーズになります。

オールインワンで混雑管理

たとえば、混雑ピーク時には呼び出し情報と予約状況を突合し、次の診察枠を自動提案。LINE通知機能を活用して患者様へプッシュ配信し、別室や院外での待機を促すことで、待合室の密集を回避できます。

ポイント：継続的な業務改善

さらに、過去データの蓄積・分析機能により、曜日や時間帯ごとの来院傾向を抽出。人員配置や診療スケジュールの最適化に役立つレポートを作成でき、PDCAサイクルを回しながら混雑対策を継続的に強化できます。

導入事例：Y皮膚科での効果

東京都目黒区のY皮膚科様では、待ち時間の可視化による患者様の利便性向上を目的に「ネコの目」を導入されました。導入後は、待ち時間の問い合わせがほとんどなくなり、患者様が診察待ちの間に外出して戻られるケースが増加。高齢の患者様も座席を確保しやすくなるなど、受付業務の負荷軽減と患者様満足度向上を両立しています。特に、混雑時の外出管理機能が好評で、「導入して良かった」というフィードバックを多数いただいています。

導入ポイント

・呼び出し状況のリアルタイム配信により、患者様の待ちストレスを軽減。
・外出先からの混雑状況確認で、院内滞留を回避。
・スタッフの問い合わせ対応が激減し、診療準備時間を確保。

導入時の注意点と機器選定のポイント

システム導入にあたっては、まずネットワーク＆セキュリティ設計が重要です。医療情報を扱うため、専用セグメントやファイアウォール設定など、厳格な対策を検討してください。

次に、既存の受付フローとの整合性を確認し、スタッフ向けマニュアルや研修を実施。操作方法やトラブル時の対処手順を周知し、運用定着を図ります。

機器選定では、将来の拡張性や保守サポート体制を重視。API連携の可否やソフト更新の頻度、故障時の代替機対応などを事前に確認すると安心です。また、従来機のアップグレードオプションも検討し、段階的導入を計画すると現場への負担を抑えられます。

導入前には必ずテスト運用を行い、実運用に即した検証を。トラブルシューティングを想定した試験運用で、問題点を洗い出してから本番稼働に移行するとリスクを最小化できます。