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受付業務に“音の力”を──番号取得を即座に把握する仕組み
来庁者が受付を済ませたとき、その瞬間にスタッフが気づけるかどうかは、円滑な窓口対応の要となります。ネコの目クラウド受付システムでは、番号札が発行されたタイミングでアラート音を鳴らす機能を搭載し、スタッフの即時対応を支援しています。
このアラートは単に音を鳴らすだけではありません。複数種類の音を用途や受付内容ごとに設定できるため、「一般受付」と「予約済み受付」などを音で聞き分けることも可能です。これにより、スタッフはモニター画面を常時確認していなくても、音だけで対応すべき来庁者の到着を把握できます。
例えば、N耳鼻咽喉科様では導入前、受付横の混雑やスタッフの気付き遅れが課題となっていましたが、アラート機能の活用によってスムーズな呼び出しが可能になり、窓口の混雑が大幅に緩和されました。
さらにこのアラート音は無音モードにも切り替え可能です。たとえば静寂を求められる施設や、外部スピーカーを使用しない環境でも運用可能で、施設の運営方針に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
アラートの設定は呼出操作タブレットから簡単に切り替えられるため、ITに不慣れな職員でも安心して利用できます。「音で気づく」ことの価値は、現場にこそ必要なリアルタイム性を実現する鍵となっています。
専用ハードは不要、でも“必要なものだけ”柔軟に使える
ネコの目クラウド受付システムは、その名のとおりクラウドベースで稼働するため、専用の発券機やサーバーなどの大がかりな設備が不要です。従来のように、受付機器の導入や配線工事に時間と費用をかける必要はありません。
それでも、必要に応じて柔軟にハードウェアを追加することが可能です。例えば、高齢の来庁者様やデジタル機器に不慣れな方への対応として、紙の番号札を発券できるプリンターを設置することで、アナログ運用との併用ができます。
また、来庁者様が現在の呼出状況をひと目で把握できるように、大型の番号表示モニタを窓口に設置することも推奨されます。このモニタには呼出中の番号が視覚的に表示されるほか、Wi-Fi接続で簡単に設置できるため、物理的な工事を最小限に抑えることができます。
導入事例では、ある区役所様が既存の汎用モニターとプリンターを活用し、初期費用を大幅に抑えつつシステムの利便性を確保したことで、来庁者様からの満足度が向上したという結果も報告されています。
このように、システム本体はクラウド上で完結しながらも、現場のニーズに応じた柔軟な構成を可能にする点が、ネコの目クラウドの大きな魅力です。「必要な分だけ使える」という姿勢が、運用の効率化とコスト削減の両立を実現します。
番号を間違って削除しても安心！復元機能でミスに強い運用を
窓口対応の現場では、時に誤操作が発生します。たとえば、来庁者様の受付番号を誤って削除してしまった場合、本来であれば再発行の手間や対応の混乱が避けられません。こうした人的ミスに対する対策として、ネコの目クラウド受付システムでは削除済み番号の復元機能を搭載しています。
この機能により、一度「削除」された番号は即座に「削除タブ」へ移動し、再びワンクリックで待ち列に戻すことが可能となります。つまり、ミスしてもリカバリーができる仕組みがあらかじめ組み込まれているのです。
さらに、削除された番号の扱いについても明確に管理されています。たとえば、削除後に復元されなかった番号は統計データからも除外されるため、集計結果に混乱を招くことはありません。このように、現場の実態に即した設計が施されています。
導入現場の職員様からは「これまで削除ミスのたびに紙ベースで記録を探し直す手間があったが、今ではボタン一つで戻せるので精神的にも楽になった」との声が多く寄せられており、心理的安全性の向上にも貢献しています。
日々の業務における小さな「うっかり」こそ、システムで支えるべき。ネコの目クラウド受付システムは、その考え方を体現する存在です。
スマホで完結。来庁前から受付後まで一貫したスマート対応
ネコの目クラウド受付システムの大きな特長のひとつが、来庁者様がスマートフォンひとつで受付から順番確認、呼出通知まで完結できる点です。これにより、窓口の待機列に並ばなくても、自分のタイミングで受付手続きができる環境が整います。
来庁前に「Web受付」から手続きを済ませた来庁者様は、当日施設に到着した後、受付端末で認証番号を入力してチェックインするだけで、自動的に待ち列に加わることができます。これにより、混雑時にもスムーズな導線を確保することが可能です。
チェックイン後は、スマホ画面上で現在呼び出し中の番号や、自身の順番までの残り人数をリアルタイムで確認できるほか、順番が近づいた際にはLINE通知やメールで呼出を受け取ることもできます。これにより、来庁者様は窓口の前で長時間待たずに、時間を有効活用しながら待機することができます。
導入事例では、Y皮膚科様が本機能を活用したことで、待合スペースで座れず困っていた高齢の患者様の負担が大きく軽減されました。また、N耳鼻咽喉科様では、外出後に戻ってこないケースが大幅に減少するという効果も見られました。
このように、スマホ対応によるセルフサービス化は、来庁者様の体験価値を向上させるとともに、職員様の窓口負担を軽減する、まさに双方にとって理想的なソリューションです。
まとめ
本コラムでは、ネコの目クラウド受付システムが提供する主な機能と、それぞれがどのように窓口業務を支え、来庁者様と職員様の双方にメリットをもたらすのかを解説しました。とくに注目すべきは以下の4点です。
- アラート音による即時認識で、職員様が迅速に対応できる体制を構築
- 必要な機器だけ選べる柔軟な構成で、無駄のないスマートな運用が可能
- 誤操作による削除も即復旧できる、現場に優しい設計
- スマホ完結のWeb受付で、来庁者様の待ち時間とストレスを大幅削減
自治体や医療機関をはじめ、多様な導入先でその効果が実証されている本システム。ストレスのない受付環境を構築したいとお考えのご担当者様に、ぜひご検討いただきたいソリューションです。
