京都府京田辺市

私たちの業務では、毎年10月に次年度の保育所申請書類の配布を、11月に申請書の受付を行っています。期間中は特設会場に多くの方が来場されますが、混雑状況がその場に行かなければ分からないため、朝イチや昼イチなど特定の時間帯に来場が集中してしまうことが大きな課題でした。結果として待ち時間が長くなり、来場者の方々には「待ちストレス」が生じ、会場全体の雰囲気も悪くなってしまう場面がありました。もちろん、対応する職員側にも心理的な負担が大きく、何とか改善したいという思いが強くありました。

また、最近では病院・クリニック・飲食店など、さまざまな場面で“現在の混雑状況がスマホやPCで分かる仕組み”が一般化しています。そうした背景から、私たちも同様の仕組みを市の業務にも取り入れられないかと模索していました。来場者の負担を減らし、会場の混雑を少しでも平準化できる方法を探す中で、よりよい運用ができるシステムの必要性を強く感じていた状況でした。

連絡や打ち合わせがとてもスムーズで、初期段階から安心感を持って進めることができました。

システムを選んだ理由のひとつは、仕組みがシンプルで分かりやすいことです。来場者の方も迷わず直感的に使えそうだと感じました。また、営業の方の対応が丁寧で、こちらの質問にも親身に答えていただけた点も大きかったです。

さらに、他社と比較した際、短期間でも柔軟にレンタルできるところが魅力でした。期間限定のイベントやスポット利用にも対応しやすいと感じ、導入を決めました。

導入前までは、特定の時間帯になると窓口が非常に混雑し、来場者の方々に「待ちストレス」が生じていました。同時に、その対応にあたる職員にも大きな心理的負担がかかっており、改善が必要だと感じていました。

今回のシステムを導入してからは、混雑状況が可視化されたことで来場時間が分散し、結果的に待ち時間の平準化が実現しました。来場者・職員の双方が抱えていたストレスが大幅に軽減されたと実感しています。

また、保護者の多くが日常的にスマートフォンを利用していることもあり、オンラインでの来場予約との相性が非常に良かった点も印象的でした。実際に利用された方々からも「便利になった」と概ね好評の声をいただいています。

さらに、導入前は混雑状況の確認が電話での問い合わせに頼っており、窓口の業務を圧迫していました。導入後は利用者自身がオンラインで状況を確認できるようになり、電話での問い合わせが明らかに減少しました。これも業務効率化に大きく寄与していると感じています。