予約が予約時間通りにならず、患者様やスタッフにストレスになっていた

待ち時間が非常に長いというお声を患者様から数多くいただくようになり、私たちとしてもその改善が最優先の課題と感じていました。最初は、予約システムを導入すればスムーズに診察できるのではと考え、試験的に運用を始めました。しかし、実際に運用してみると、急な診察内容の変化や患者様の症状の違いにより、どうしても予約時間どおりの診察を行うことが難しい現実が見えてきました。結果として、予約を入れている方にもお待ちいただく時間が発生し、かえってストレスにつながる場面も見受けられました。

そこで、私たちは「できるだけ待ち時間を軽減し、患者様の不安やストレスを少しでも減らす方法はないか」と改めて検討を重ねました。その中で出会ったのが「ネコの目システム」です。このシステムは、リアルタイムで受付状況や待ち人数を可視化できるため、患者様ご自身が状況を把握しやすくなります。また、スタッフ側も効率的に案内や対応が行えるようになり、院内全体の流れが大きく改善しました。導入後は、「自分の順番がわかるから安心」「無駄な待ち時間が減った」といった嬉しい声も多くいただいています。

10数年前に初めてシステムを導入した当時は、現在のように呼び出しシステムが一般的ではなく、まだ導入している医療機関も限られていました。そんな中で、私たちは受付業務の効率化や患者様の待ち時間軽減を目指して導入を決めました。実際に運用を始めてみると、機器の操作性が良く、導入時のサポートも丁寧で非常に助かりました。特に、機器の設置から設定、そして導入後のアフターサービスまで一貫してきちんと対応していただけた点が安心につながり、保守料についても内容に対して妥当だと感じたため、長年にわたり継続して利用してきました。

そして今回、老朽化に伴う更新のタイミングで、より利便性の高いクラウドプランへ変更しました。これにより、従来よりも機器の台数が少なくなり、受付まわりのスペースがすっきりと整理されました。また、クラウド化によってデータ管理が容易になり、トラブル時の対応も迅速に行えるようになったため、職員の負担も軽減されています。今後も安定した運用と、より快適な受付環境づくりに活用していきたいと考えています。

利用方法がとても簡単でわかりやすいため、若い方はもちろんのこと、ご高齢の患者様まで幅広い年代の方々にご利用いただいております。初めて来院される方でも、受付画面の案内に従ってスムーズに操作できるようになっており、スタッフが説明する手間もほとんどありません。そのため、受付の混雑が減り、スタッフと患者様の双方にとって負担の少ない運用が実現できています。

また、毎月定期的に来院される患者様からは、「混んでいる時間帯を避けて来院できるので助かる」とのお声も多くいただいています。リアルタイムで混雑状況を確認できることで、患者様ご自身が来院時間を調整できるようになり、待合室での滞在時間を短縮することができました。結果として、院内での人の密集を防ぐことにもつながり、感染症対策の面でも非常に効果的です。こうした仕組みが、安心して通院できる環境づくりに大きく貢献しています。